Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Kontoauszüge (BayLfSt)
Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat zur steuerlichen Anerkennung von elektronischen Kontoauszügen im Onlinebanking-Verfahren Stellung genommen (BayLfSt, Verfügung v. 28. 7.2010 – S 0317.1.1-3/1 St42).
Der am Homebanking-Verfahren teilnehmende Bankkunde erhält vom Kreditinstitut einen Kontoauszug in digitaler Form übermittelt. Lediglich mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt. Für die steuerliche Anerkennung des elektronisches Kontoauszug ist es daher erforderlich, diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren, § 147 Abs. 2 und 5 AO sowie Tz. VIII/b Nr. 2 des BMF-Schreibens v. 7.11.1995 (BStBl 1995 I S. 738). Dabei sind sowohl die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) als auch die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten, die als Anlage zum o.g. BMF-Schreiben veröffentlicht sind. Die GoBS setzen u.a. voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten im System des Kunden, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nachvollziehbar verändert werden können. Die Übermittlung und Speicherung lediglich einer Datei im pdf-Format genügt diesen Grundsätzen nicht, da bei diesem Dateiformat eine leichte und nicht mehr nachvollziehbare Änderung möglich wäre. Vermehrt bieten Kreditinstitut weitere Alternativen, mit deren Hilfe die GoB/GoBS eingehalten werden können, zur Aufbewahrung an. Dies kann beispielsweise durch die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs geschehen. Auch die Vorhaltung des Auszugs beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO stellt eine denkbare Lösung dar. Auch die Übersendung und Aufbewahrung sog. Monatssammelkontoauszüge in Papierform kann akzeptiert werden.